Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement
van Bridge Club Uden “BCU’24”

Goedgekeurd door de Algemene Vergadering, gehouden op 28 november 2023.

Algemene bepalingen
Artikel 1

1. Dit Huishoudelijk Reglement bevat bepalingen omtrent het functioneren van BCU’24. Deze bepalingen mogen niet strijdig zijn met de bepalingen in de statuten van BCU24. Waar deze bepalingen alsnog op gespannen voet (lijken te) staan, prevaleren de statuten.
2. In dit reglement wordt BCU’24 ook aangeduid als de vereniging.
3. De Algemene Vergadering van BCU’24 wordt ook aangeduid als ALV.
4. De Technische Commissie wordt ook aangeduid als TC.
5. De Nederlandse Bridge Bond wordt ook aangeduid als NBB.

Leden

Artikel 2
Volgens de statuten kent BCU’24 gewone leden en ereleden.
“Niet-spelende leden”, ook wel “slapende leden” genoemd, zijn gewone leden, die – meestal tijdelijk – niet spelen en dientengevolge, op hun verzoek, een geringere contributie betalen, welke door het bestuur  wordt vastgesteld. In deze contributie is in ieder geval opgenomen de bijdrage die BCU’24 voor elk lid verschuldigd is aan de NBB. Deze leden hebben dezelfde rechten en plichten als de andere gewone leden.

Artikel 3

1. Inschrijving als lid van BCU’24 geschiedt door inzending van een inschrijvingsformulier (per post of per e-mail) aan de voorzitter van BCU’24. Op dit formulier worden alleen die gegevens opgenomen die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn, zoals naam, adres en geboortedatum alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres. Door inzending van het inschrijvingsformulier verklaart de inzender dat de in dat formulier ingevulde persoonsgegevens juist zijn en door het bestuur van BCU’24 mogen worden gebruikt voor aanmelding bij de NBB.
2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van het verenigingsjaar (31 mei) en met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken.
   Opzegging van het lidmaatschap geschiedt door kennisgeving (schriftelijk of per e-mail) aan de voorzitter of aan de secretaris van BCU’24. Bij tussentijdse opzegging vindt geen restitutie van de contributie plaats.

Artikel 4

1. Bij de omgang met persoonsgegevens van de leden BCU’24 handelt het bestuur conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Het bestuur kan geregistreerde ledengegevens verstrekken aan andere leden van BCU’24, bijvoorbeeld door het ledenregister op te nemen op het alleen voor leden toegankelijk deel van de website van BCU’24. Het is aan leden BCU’24 niet toegestaan om gegevens van leden aan derden te verstrekken.

Artikel 5

De leden zijn gehouden:

1. de statuten, reglementen en besluiten van organen van de vereniging na te leven en niet in strijd daarmee te handelen;
2. bij de wedstrijden zich te onderwerpen aan de regels van de hiervoor geldende reglementen en bepalingen;
3. hun financiële verplichtingen jegens BCU’24 na te komen tot het eind van het verenigingsjaar waarin zij ophouden lid te zijn, behoudens dispensatie verleend door het bestuur; het bestuur kan deze bevoegdheid delegeren aan de penningmeester.

Contributie
Artikel 6

1. Conform de statuten wordt de contributie vastgesteld door de ALV (artikel 8, lid 1).
2. In de jaarlijkse bijdrage of contributie is de bondscontributie inbegrepen.
3. Nieuwe leden die tijdens het verenigingsjaar lid worden, zijn bij aanmelding voor 1 januari de volledige contributie verschuldigd; bij latere aanmelding een evenredig deel van de jaarcontributie naar rato van het resterend aantal hele maanden tot aan het einde van de maand augustus.
4. De betaling van de contributie geschiedt door overschrijving op de bankrekening van BCU’24 vóór 15 oktober van elk jaar. Namens het bestuur wordt in de eerste weken van september – per e-mail – een verzoek tot betaling gedaan.
5. Wanneer de contributie op die datum niet is voldaan, volgt een aanmaning voor betaling binnen twee weken na verzending van de aanmaning.
6. Het bestuur is gerechtigd een lid deelname aan de spelbijeenkomsten te ontzeggen bij non-betaling of niet tijdige betaling van de contributie. Dit laatste laat onverlet het in de statuten bepaalde recht tot ontzetting uit het lidmaatschap.
7. Aspirant-leden mogen gedurende een periode, die niet langer is dan één competitieladder (doorgaans bestaande uit 5 of 6 speelbijeenkomsten), zonder enige vorm van contributie­betaling mee bridgen om daarna te besluiten al dan niet daadwerkelijk lid te worden. In het kader van artikel 6, lid 3 van de statuten beschouwt BCU’24 dit gelimiteerde proef-lidmaatschap als zijnde op incidentele basis.

Onkostenvergoeding
Artikel 7

1. Bestuursleden, commissieleden en andere vrijwilligers ontvangen geen bezoldiging.
2. Ieder lid dat op het verzoek van het bestuur of uit hoofde van zijn/ haar functie binnen het bestuur of commissie onkosten maakt kan deze declareren bij de penningmeester met overlegging van de bonnetjes c.q. rekeningen. Als voor reizen gebruik gemaakt wordt van de privé auto worden de gereden kilometers vergoed tegen een bedrag van € 0,21 per kilometer. Dit tarief per kilometer is gebaseerd op het bedrag dat een werkgever in het jaar 2023 belastingvrij aan zijn werknemers mag vergoeden voor reiskosten en wordt aangepast zodra in de betreffende fiscale regel het bedrag per kilometer wijzigt.
3. Het bestuur kan besluiten om vergoedingen toe te kennen aan leden, al dan niet zijnde bestuurs­leden, die zich op bijzondere wijze of met onevenredige tijdsinspanning inzetten voor BCU’24. Een dergelijke vergoeding kan nooit het karakter krijgen van een bezoldiging, maar blijft een symbolische blijk van waardering.

Kascommissie
Artikel 8

1. In de statuten (artikel 18, lid 4) is onder meer geregeld, dat de ALV jaarlijks uit de leden een kascommissie benoemt van tenminste twee leden, welke personen geen deel mogen uitmaken van het bestuur.
2. Om een onvoldoende bezette kascommissie te voorkomen, benoemt de ALV tevens een reserve lid van de kascommissie, dat bij ontstentenis van één van de twee benoemde leden dit lid zal vervangen.
3. De benoeming van de leden geldt voor één jaar. Een der leden is het volgende jaar herkiesbaar, het andere lid niet. Een lid dat één jaar in de kascommissie gefunctioneerd heeft en voor het tweede jaar is herbenoemd, is het daarop eerstvolgende jaar niet herkiesbaar. Op deze wijze kan in het eerste jaar opgedane ervaring in het tweede jaar benut worden, vindt roulatie plaats en neemt één lid maximaal twee opeenvolgende jaren deel aan de kascontrole.
4. De taak van de kascommissie bestaat uit:
   1. de controle op de financiële verslaglegging van het bestuur;
   2. de controle op het financiële beleid van het bestuur;
   3. de controle van de inkomsten en uitgaven aan de hand van de daarop betrekking hebbende bescheiden;
   4. het uitbrengen van een schriftelijk verslag daarover aan het bestuur met een advies om de resultatenrekening en de balans vast te stellen en indien zij daartoe aanleiding ziet met voorstellen over financiële aangelegenheden aan het bestuur;
   5. het uitbrengen van een schriftelijk verslag over de controle aan de jaarvergadering en het uitbrengen van een advies aan de ALV om de door het bestuur vastgestelde jaarstukken goed te keuren en om daarmee het bestuur te dechargeren voor het in het betreffende boekjaar gevoerde financiële beleid.
5. Als nadere uitwerking van artikel 18, lid 5 van de statuten, geldt dat, indien de kascommissie oordeelt, dat voor dit onderzoek bijzondere boekhoudkundige en/ of financiële kennis nodig is, zij vooraleer zij zich op kosten van de vereniging laat bijstaan door een externe deskundige, aan de ALV vraagt om het hiervoor benodigde budget vast te stellen, indien dit hoger is dan 10% van het eigen vermogen volgens de meest recente jaarcijfers, die door het bestuur zijn vastgesteld en door de ALV zijn goedgekeurd.

Bestuur
Artikel 9

1. Vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo vaak de voorzitter of ten minste twee bestuursleden dit wenselijk achten. In ieder geval wordt binnen een maand na de ALV een bestuursvergadering gehouden, indien de ALV het bestuur heeft opgeroepen tot nadere besluitvorming en/of actie.
2. In bestuursvergaderingen heeft ieder bestuurslid het recht tot het uitbrengen van één stem.
3. Een oproep voor een bestuursvergadering geschiedt schriftelijk en ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering met daarbij een agenda van de te bespreken punten en/of te nemen besluiten en eventuele vergaderstukken.
4. Bij spoedeisende aangelegenheden, vast te stellen door ten minste één lid van het bestuur, kunnen besluiten buiten een vergadering om genomen worden bij gewone meerderheid van het aantal stemmen, uitsluitend door uitwisseling van e-mails, mits alle bestuursleden via e-mail in de gelegenheid zijn gesteld hun stem uit te brengen over de te nemen besluiten.
5. Besluiten zoals bedoeld in lid 4 worden in de eerstvolgende bestuursvergadering in het bestuursverslag opgenomen.
6. In geval van ontstentenis of langdurige verhindering van de voorzitter, wordt hij vervangen door de vice-voorzitter.
7. Het bestuur wijst in geval van ontstentenis of langdurige verhindering van vice-voorzitter, secretaris of penningmeester een plaatsvervanger aan uit zijn midden. Deze voorziening geldt uiterlijk tot aan de eerstvolgende ALV en wordt zo spoedig mogelijk aan de leden bekend gemaakt.

Bestuursfunctie voorzitter
Artikel 10.a

1. Conform de Statuten van BCU’24 vertegenwoordigt het bestuur de vereniging. De voorzitter treedt op als woordvoerder van het bestuur. Hij kan zich daarbij doen vervangen door een ander lid van het bestuur.
2. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en van de ALV en stelt de agenda voor deze vergaderingen vast met inachtneming van het bij de statuten, dit reglement en eventuele andere reglementen bepaalde. Hij heeft het recht een discussie te sluiten, wanneer hij meent dat de deelnemers aan de vergadering voldoende zijn ingelicht en in de gelegenheid zijn gesteld om hun mening te geven.
3. Indien de secretaris een vergadering van het bestuur of van de ALV geheel of gedeeltelijk niet kan bijwonen, zal de voorzitter bepalen, wie in de desbetreffende vergadering als vervanger van de secretaris zal optreden.

Bestuursfunctie secretaris
Artikel 10.b

1. De secretaris wordt door het bestuur benoemd uit zijn midden.
2. De secretaris voert het secretariaat van BCU’24 en beheert het archief.
3. Hij stelt het jaarverslag over de gang van zaken binnen BCU’24 in het afgelopen verenigingsjaar op en legt dit ter vaststelling en ondertekening voor aan het bestuur, waarna het als bestuursstuk bij de agenda voor de ALV wordt gevoegd. Hij licht het jaarverslag in de ALV toe.
4. De secretaris bereidt in overleg met de voorzitter de vergaderingen van het bestuur en van de ALV voor en woont deze bij. Hij houdt verslag van het verhandelde in deze vergaderingen en stelt zo nodig een besluitenlijst op die namens het bestuur in zijn volgende vergadering door de voorzitter en de secretaris wordt ondertekend.
5. De secretaris zendt een afschrift van het verslag van de vergadering van het bestuur samen met de besluitenlijst aan de bestuursleden.
6. De secretaris zendt een afschrift van het verslag van de ALV aan de leden.
7. De in het vijfde en zesde lid van dit artikel bedoelde verslagen worden in de volgende vergadering van het bestuur respectievelijk de ALV vastgesteld.
8. De secretaris houdt een rooster van aftreden van de bestuursleden bij.
9. De secretaris is voorts belast met de uitvoering van de besluiten van het bestuur en de ALV, voor zover die uitvoering niet aan anderen is opgedragen.

Bestuursfunctie penningmeester
Artikel 10.c

1. De penningmeester wordt door het bestuur benoemd uit zijn midden.
2. De penningmeester:
   1. is belast met het beheer van de financiën, met het zorgen voor de inning van alle aan BCU’24 toekomende gelden en met het voldoen aan de geldelijke verplichtingen;
   2. draagt er zorg voor, dat voor uitgaande betalingen onderliggende bescheiden (facturen, declaraties) bewaard blijven en voor alle uitgaande bedragen boven € 250,00 anders dan voor vaste verplichtingen – zoals contributie NBB en zaalhuur – een akkoord door tenminste één ander bestuurslid is gegeven;
   3. stelt elk jaar onder verantwoordelijkheid van het bestuur de financiële rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar op;
   4. stelt tenminste één maand voor de ALV namens het bestuur de financiële rekening en verantwoording ter beschikking aan de kascommissie;
   5. verschaft namens het bestuur de kascommissie inzage in de boeken en bescheiden alsmede alle inlichtingen, die de kascommissie wenst teneinde haar taak goed uit te kunnen voeren;
   6. bespreekt met de kascommissie de resultaten van haar controle en haar advies aan het bestuur;
   7. bespreekt de financiële rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar tezamen met het verslag van de controle en het advies van de kascommissie, in een bestuursvergadering voorafgaand aan de jaarvergadering; verzoekt de bestuursleden de opgestelde rekening en verantwoording en de balans voor akkoord te ondertekenen en met het verslag en het advies van de kascommissie te agenderen voor de jaarvergadering;
   8. geeft in de jaarvergadering nadere toelichting op de financiële rekening en verantwoording;
   9. stelt jaarlijks, in overleg met het bestuur, de begroting op voor het volgende boekjaar; geeft waar nodig toelichting daarop, waarna door het bestuur goedkeuring daarvoor aan de jaarvergadering wordt gevraagd;
   10. draagt er zorg voor, dat de werkelijke uitgaven niet materieel afwijken van de door de jaarvergadering goedgekeurde begroting, tenzij na verkregen toestemming van het bestuur. Onder materieel wordt hier verstaan een overschrijding, cumulatief voor alle uitgaven in het lopende boekjaar tezamen, met meer dan 10% van het eigen vermogen volgens de meest recente, goedgekeurde jaarcijfers, of indien dat lager is, met een bedrag hoger dan € 500,00.

Algemene Vergadering
Artikel 11

1. In overeenstemming met de statuten wordt tenminste éénmaal per jaar een ALV, de zogenaamde jaarvergadering, gehouden.
2. Deze wordt bij voorkeur gehouden na afloop van de clubcompetitie, doch vóór 1 december van elk jaar.
3. De secretaris van het bestuur zorgt voor de bijeenroeping van de ALV door middel van een kennisgeving, schriftelijk dan wel via e-mail of andere communicatie­middelen. Behalve in spoedeisende gevallen geschiedt de oproeping bij voorkeur niet minder dan 14 dagen voor de vergadering.
4. Tot de vaste agendapunten van de in artikel 15 van de Statuten bedoelde jaarvergadering behoren:
   1. opening;
   2. ingekomen stukken;
   3. notulen van de vorige ALV;
   4. jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar;
   5. financiële rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar;
   6. verslag van de kascommissie en het advies van deze commissie;
   7. vaststelling van de begroting voor het komende boekjaar;
   8. vaststelling van de contributie;
   9. benoeming van de kascommissie, inclusief een reserve lid;
   10. verkiezing van bestuursleden;
   11. rapport van de TC en bespreking van het programma voor het komende speelseizoen;
   12. verkiezing van de leden van de TC;
   13. rapport van de Commissie Lief en Leed;
   14. behandeling van door het bestuur of de leden ingediende voorstellen;
   15. rondvraag;
5. De secretaris zendt uiterlijk één week vóór de jaarvergadering, met de oproeping voor de vergadering de volgende stukken aan de leden ter behandeling in de ALV:
   1. de agenda voor de jaarvergadering, waarin de te behandelen onderwerpen worden vermeld;
   2. jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar, ondertekend door alle bestuursleden;
   3. de balans en resultatenrekening over het afgelopen boekjaar, ondertekend door alle bestuurders;
   4. de begroting voor het lopende boekjaar;
   5. het verslag van de kascommissie met het advies van deze commissie;
   6. het rapport van de TC met het programma voor het komende speelseizoen;
   7. het rapport van de Commissie Lief en Leed;
   8. alle ingekomen voorstellen;
   9. eventuele ingekomen kandidaatstellingen voor bestuur en technische commissie.
6. De leden kunnen voorstellen voor in de ALV te behandelen onderwerpen tenminste 7 dagen voor de vergadering indienen bij de secretaris van het bestuur.
7. Het stellen van (tegen)kandidaten voor bestuurs- of andere functies kan geschieden door middel van een brief waarin het lid zich officieel kandidaat stelt, vergezeld van een lijst met de handtekeningen van tenminste 5 stemgerechtigde leden die de kandidatuur van betreffend lid ondersteunen.
8. De voorzitter kan niet-leden voor de ALV uitnodigen en hen het spreekrecht verlenen. Zij hebben geen stemrecht.
9. Goedkeuring door de ALV van het jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar, van de balans en van de resultatenrekening gebeurt nadat is kennisgenomen van deze bescheiden en het verslag en advies van de kascommissie. Goedkeuring strekt het bestuur tot décharge voor alle handelingen die uit die stukken blijken.
10. Over zaken wordt mondeling gestemd. Over voorstellen strekkende tot benoeming van personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de voorzitter ook daarover mondeling wil doen stemmen en geen der stemgerechtigden zich hiertegen verzet.
11. Bij schriftelijke stemmingen zijn ongeldig de stembriefjes die niet dan wel onduidelijk zijn ingevuld. Ongeldige en blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
12. Voor de vervulling van iedere vacature wordt een afzonderlijke stemming gehouden.
13. Alle besluiten, waaromtrent bij wet of op grond van de statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.
14. Het bestuur is verplicht de bescheiden bedoeld in lid 5 van dit artikel, subleden b, c en d, zeven jaren lang te bewaren.

Speelbijeenkomsten
Artikel 12

1. De leiding van de gewone speelbijeenkomsten berust bij de voorzitter. Is deze niet aanwezig dan wordt hij door een der overige bestuursleden vervangen. Is geen bestuurslid aanwezig dan voorzien de aanwezigen zelf in de leiding.
2. De (spel-)technische leiding van de speelbijeenkomsten is in handen van de TC.

Commissies

Artikel 13

Het bestuur kan voor het verrichten van bijzondere taken een commissie benoemen, terwijl ook de ALV een voorstel hiertoe kan doen. Deze commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en de ALV.

Artikel 14 – Technische Commissie

1. Het bestuur wordt in zijn taak ten aanzien van bridgetechnische aangelegenheden terzijde gestaan door een uit ten minste drie leden bestaande TC. Maakt geen der bestuursleden deel uit van de TC dan wijst het bestuur een zijner leden aan als toehoorder in de vergaderingen van de TC.
2. De leden van de TC worden benoemd door de ALV voor de periode van twee jaar.
3. De voorzitter van de TC wordt in functie benoemd, de overige functies worden in onderling overleg verdeeld.
4. De leden van de TC zijn bij aftreden onmiddellijk herbenoembaar voor (telkens) een periode van twee jaar.
5. Bij het optreden van een tussentijdse vacature wijst het bestuur in samenwerking met de TC – indien het bestuur of één van de leden van de TC dat wenselijk acht – een plaatsvervanger tot aan de eerstvolgende ALV aan.
6. de TC is te allen tijde gehouden haar plannen, voor die ter publicatie worden vrijgegeven, ter goedkeuring aan het bestuur voor te leggen.
7. de TC brengt voor de jaarvergadering rapport uit aan het bestuur over het afgelopen speelseizoen en doet voorstellen voor het komende speelseizoen; dit rapport en eventuele voorstellen worden na vaststelling door het bestuur ter bespreking/ kennisname voorgelegd aan de ALV.
8. de TC is gebonden aan de bepalingen van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen of bepalingen van BCU’24, alsmede aan het Wedstrijdreglement van de NBB.
9. De taken van de TC bestaan uit:
   1. het organiseren van de clubcompetitie en van andere interne wedstrijden;
   2. het optreden als speltechnisch wedstrijdleider bij voornoemde wedstrijden;
   3. het verzorgen van de arbitrage;
   4. het desgewenst aanwijzen van andere leden dan commissieleden als arbiter; vanzelfsprekend dienen deze leden de scheidsrechterscursus van de NBB succesvol afgerond te hebben;
   5. er voor zorgdragen, dat bij de wedstrijden geen andere spel- en wedstrijdregels worden toegepast dan die, welke door de NBB en/of het betrokken district zijn of zullen worden vastgesteld;
   6. het bijhouden, controleren en verwerken van de uitslagen;
   7. de verzorging van het materiaal;
   8. het uitgeven van reglementen en bepalingen voor de wedstrijden in clubverband, de viertallenwedstrijden en eventuele andere wedstrijdvormen binnen BCU’24;
   9. het indelen van paren en viertallen naar sterkte in de diverse groepen;
   10. het opstellen van viertallen in eventuele externe competities, waaraan leden namens BCU’24 deelnemen;
   11. het waar nodig behulpzaam zijn bij de vorming van paren en teams voor de interne competitie;
   12. het samenstellen van vertegenwoordigende teams voor het spelen van wedstrijden in clubverband;
   13. overige bridgetechnische werkzaamheden.
10. Tegen beslissingen en maatregelen van de TC kan ieder lid in beroep gaan bij het bestuur dat, na de TC te hebben gehoord, uitspraak doet. Het bestuur kan beroepszaken delegeren aan een daartoe te benoemen commissie.
11. Tegen arbitrage-uitspraken over een spel of bieding is beroep mogelijk conform het Wedstrijdreglement van de NBB.

Artikel 15 – Commissie Lief en Leed

De Commissie Lief en Leed bestaat uit tenminste twee leden, die zorgen voor aandacht voor bijzondere gebeurtenissen of omstandigheden bij de leden van BCU’24 in de vorm van een bloemetje, een kaartje, een bezoekje of dergelijke. De kosten komen ten laste van BCU’24.

Klachten
Artikel 16

Indien een Klachtencommissie noodzakelijk is voor het behandelen van een ingediende klacht wordt deze ad hoc benoemd door het bestuur voor de tijd die benodigd is voor de volledige afhandeling van de klacht.

Slotbepaling
Artikel 17

1. Het Huishoudelijk Reglement moet, conform de statuten, met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen worden goedgekeurd door de ALV.
2. Het bestuur voorziet in alle gevallen waarin de statuten, dit reglement of andere reglementen niet voorzien.